|
Artykuł sponsorowany
Martin Krus z firmy KAM Redovisning
O wyborze firm księgowych, bieżącej księgowości oraz konsekwencjach błędów lub braku księgowości - opowiada Martin Krus, współwłaściciel firmy księgowej „KAM Redovisning AB”.
Prowadzenie własnej firmy to z jednej strony sposób na podniesienie swojej aktywności na rynku pracy, a z drugiej możliwość zaspokojenia potrzeb i spełnienia marzeń, na które nie pozwalają nam istniejące warunki pracy na „etacie”.
Prowadzenie własnej działalności gospodarczej niesie za sobą wiele zalet, ale należy też pamiętać o ogromnej odpowiedzialności, która spoczywa na właścicielach firm.
Osoby prowadzące działalność gospodarczą zobowiązane są do przestrzegania szeregu zasad i przepisów z zakresu prawa pracy, kodeksu spółek handlowych czy prawa podatkowego.
Jednym z ważniejszych elementów działalności gospodarczej, który często spada na drugi plan, jest księgowość naszej firmy. Dobra księgowość pozwala na uzyskanie przejrzystego obrazu działalności od strony podatkowo-finansowej i zlokalizowanie przyczyn ewentualnych niepowodzeń oraz oszczędza czas i pieniądze w przypadku kontroli skarbowej. Pamiętajmy, że odpowiedzialność za podjęte decyzje w pełni spoczywa na przedsiębiorcy. Dlatego tak ważne jest zaangażowanie w część finansową firmy, zrozumienie wagi księgowości oraz staranny dobór firmy księgowej. Firmy, która wytłumaczy, sprawdzi, poleci oraz odpowiednio zadba o sprawy finansowo-podatkowe przedsiębiorstwa.
***
Rozmowa z Martinem Krusem, współwłaścicielem firmy księgowej „KAM Redovisning AB”.
Martin Krus
Czym najczęściej kierują się firmy przy wyborze biura księgowego?
Martin Krus: Odpowiedź nasuwa się sama: ceną. Właściciele firm, zwłaszcza nowych, często kierują się ceną, a nie jakością. Nie można księgowości traktować jako zbędnego elementu firmy. Jakość jest niezwykle istotna, aby z jednej strony zminimalizować obciążenia podatkowe, a z drugiej osiągnąć jak największy zysk.
Niewykwalifikowany księgowy nie analizuje cyfr wynikających z bilansu i rachunku zysków i strat, nie uzgadnia kont na bieżąco, nie dokonuje planowania podatkowego. Czyli w księgowości panuje chaos, o którym przedsiębiorca nie ma zielonego pojęcia.
Czy możesz to wyjaśnić na podstawie konkretnego przykładu?
Bardzo dobrym przykładem jest zaliczka na podatek dochodowy (F-skatt). Zaliczka ta, ustalana na początku działalności, zazwyczaj jest minimalizowana, by uniknąć dużych obciążeń finansowych. Jednak często nie jest ona uaktualniania w ciągu roku obrotowego, czyli nie ma nic wspólnego z bieżąca działalnością firmy.
Dopiero przy składaniu rocznego zeznania podatkowego, czyli w maju następnego roku, przedsiębiorca, dowiaduje się, że ma duży podatek do dopłaty, najczęściej kilkadziesiąt lub kilkaset tysięcy koron. Problem powstaje, gdy środki, które powinny być przeznaczone na podatek zostały skonsumowane lub zainwestowane w bieżącą działalność.
I co wtedy? Podatek przecież trzeba zapłacić, aby uniknąć dodatkowej kary?
Tak, podatek należy zapłacić. Często wygląda to tak, iż przedsiębiorca musi zaciągnąć kredyt, lub pracuje cały rok tylko na tę właśnie niespodziewaną dopłatę podatku. W bardzo optymistycznej wersji ten brak planowania podatkowego powoduje tylko roczną perturbację w życiu klienta. Najczęściej jednak firma spłaca zaległy podatek z bieżącego i wtedy spirala się nakręca. Klient żyje wiele lat na kredycie wynikającym z opóźnionej spłaty zaległego podatku. Ale jest to jak spanie na bombie zegarowej. Jakiś dłuższy postój w pracy, choroba, czy inne zdarzenia losowe powodują utratę płynności i wtedy firma bankrutuje lub trafia do Komornika (Kronofogden).
Każda firma dąży do zminimalizowania obciążeń podatkowych, dlatego wiele z nich wykorzystuje do tego fundusz alokacyjny podatku (periodiseringsfond). Czy to dobry sposób na zmniejszenie opodatkowania firmy?
Taka metoda jest bardzo dobrym narzędziem, jeśli jest stosowana świadomie, a firma posiada środki finansowe lub planuje inwestycje. Niestety często jest tak, że biuro księgowe widząc, iż dopłata podatku jest bardzo wysoka, używa tego funduszu, czyli odkłada część dochodu na inwestycje. Jeśli planowana inwestycja zrealizuje się w ciągu pięciu lat unika się wtedy podatku w roku bieżącym.
Jeśli jednak (a tak jest najczęściej) środki pieniężne są wydane, to alokacja podatku jest jeszcze większym zagłębianiem się w spirali długu. Fundusz trzeba wtedy opodatkować w ciągu wspomnianych 5 lat, gdy dochody firmy często są dużo wyższe. Wtedy płacimy dużo wyższy podatek od odłożonych pieniędzy w fundusz alokacyjny! Tak więc należy uważać, gdyż fundusz to narzędzie, które w wielu przypadkach może spowodować zwiększenie długu podatkowego.
No tak, ale podatki to jednak duża część dochodu firmy. Jak należy postępować, aby płacić podatki i jednocześnie zarobić?
Podatki nie są takie wysokie jakby się wydawało. Stają się wysokie, gdy wchodzimy we wspomnianą spiralę długu. Odpowiednio zaplanowana działalność, częsta analiza finansowa oraz świadomość podatkowa od samego początku, powodują, że obciążenia podatkowe wcale nie są takie dotkliwe. Jest wiele narzędzi, dzięki którym można zminimalizować wysokość świadczeń podatkowych i dzięki temu wielu naszych klientów prowadzi z sukcesem bardzo dochodowe firmy.
Pomówmy teraz o działalnościach jednoosobowych. Jak ważna jest kontrola, planowanie oraz rozgraniczenie ekonomii firmy od prywatnej w takich firmach?
Ekonomię firmy należy jak najmocniej oddzielić od prywatnej. W przeciwnym razie nigdy nie będziemy wiedzieć ile zarabiamy i jaka część dochodu idzie na podatki. Dlatego wielu naszych klientów decyduje się na otwarcie spółki (aktiebolag). Należy pamiętać, że to zawsze przedsiębiorca jest odpowiedzialny za swoją księgowość i przygotowanie dokumentów do księgowości. Dobre zaplanowanie rutyn oraz strony administracyjnej działalności na początku, sprawi, iż unikniemy wielu problemów, kar i kontroli podatkowych w przyszłości, a także osiągniemy większy przepływ pieniężny z naszej działalności.
Korzystanie z usług sprawdzonego i polecanego biura księgowego da nam pewność, że wszelkie deklaracje czy sprawozdania finansowe dotrą do urzędów w wyznaczonych ustawowo terminach, a my będziemy dostawali informacje o należnych do zapłaty podatkach odpowiednio wcześniej i ich wysokość nigdy nie będzie dla nas zaskoczeniem.
Czy możesz tutaj dać jakiś praktyczny przykład?
Często widziałem, że deklaracja roczna była składana pomimo braku uzgodnienia kont bilansowych. Efekt jest taki, że zobowiązania, należności, stan konta bankowego i kasy w księgowości nie jest zgodny ze stanem faktycznym. Bardzo często w księgowości jest wyższe saldo na koncie "kasa" lub "bank". Rodzi się więc pytanie - jak zostały pokryte wydatki na prywatną konsumpcję skoro wypłaty z konta firmowego były znikome? To zawyżone saldo daje często niesłuszną informację do Urzędu Skarbowego (Skatteverket), że klient ma dodatkowe źródła dochodów. To powoduje kontrolę podatkową, która często kończy się dużą karą dla klienta.
Wszystkich tych problemów można by uniknąć, gdyby odpowiednio wcześnie wyjaśnić klientowi wysokość zobowiązań podatkowych panujących w Szwecji, a także wzbudzić w nim świadomość terminowego płacenia podatków.
W naszym biurze na ponad 200 klientów mamy może dwie kontrole podatkowe rocznie. Na kilkaset składanych rocznych zeznań podatkowych nasi klienci praktycznie nie otrzymują zapytań z Urzędu Skarbowego ze względu na przemyślane i zaplanowane działania.
Każda roczna deklaracja jest przed wysłaniem do Urzędu Skarbowego konsultowana z klientem pod względem płynności finansowej jak i indywidualnych potrzeb dochodowych klienta, tak wiec klient jest świadomy obciążenia podatkowego w odpowiednim czasie.
Wiele firm, w szczególności prowadzących działalność budowlaną lub sprzątającą, odczuwa dużą konkurencję na rynku pracy i aby zwiększyć swoją atrakcyjność korzysta z usług firm zagranicznych. Wiąże się to z zaletami, ale też z utrudnieniami. I oznacza często, że musimy mieć duży wgląd w działalność naszych podwykonawców. Jak można się zabezpieczyć przed niemiłymi niespodziankami i czy można być konkurencyjnym nie łamiąc prawa?
To jest bardzo szeroki temat, o którym się dużo mówi, a jeszcze więcej plotkuje i często niestety wymyśla własne reguły. Prawo w tej kwestii jest jedno i dość jasno sformułowane, niestety bardzo często błędnie rozumiane i interpretowane. Podstawową zasadą jest to, że podwykonawca z kraju Unii Europejskiej nie może prowadzić działalności na terenie Szwecji dłużej niż 183 dni w ciągu roku, nie może mieć stałego miejsca prowadzenia działalności w Szwecji, a także musi posiadać Regon, rejestracje do VAT UE oraz zaświadczenie A1.
Możemy też wymagać, by podwykonawca zarejestrował się do szwedzkiego F-skatt, co zmniejsza naszą odpowiedzialność, jako kupującego usługę, w przypadku kontroli. Radzę tutaj zasięgnąć fachowej porady zanim taką współpracę nawiążemy.
A więc, reasumując, o czym należy pamiętać przy wyborze biura księgowego i planowaniu finansów naszej firmy oraz co cechuje Waszą firmę?
Przy wyborze biura księgowego kierujmy się nie tylko ceną, ale głównie rekomendacjami oraz jakością świadczonych usług. Sprawdzajmy nasz wynik finansowy co miesiąc i żądajmy bilansu oraz rachunku zysków i strat jak najczęściej. Dostarczajmy materiał księgowy regularnie i planujmy, co najmniej raz w roku, spotkanie/konsultacje/planowanie z naszym księgowym.
Klienci naszej firmy wiedzą, że jesteśmy zainteresowani ich działalnością i traktujemy każdą sprawę i klienta indywidualnie, dopasowując się do aktualnych potrzeb firmy. Cenią sobie szczerość i zaangażowanie. Na każdym etapie dbamy o jakość naszych usług oraz właściwe dostosowanie rozwiązań podatkowych do prowadzonej przez naszych klientów działalności. Dzięki procedurom kontroli wewnętrznej oraz zapewnieniu naszym pracownikom szkoleń i pełnego dostępu do specjalistycznych publikacji, zapewniamy wysoką jakość świadczonych przez nas usług i minimalizujemy ryzyko podatkowe naszych klientów.
Nasi klienci są ekspertami w swoich dziedzinach – my natomiast znamy się na księgowości i pomagamy firmom rozwijać skrzydła.
Artykuł sponsorowany
KAM Redovisning AB
Årstaängsvägen 17c, Sztokholm
Tel. 073-6559334
Mob. 076-6556667
Fax. 08-4116005
E-mail: martin@kam.nu
www.kam.nu
|
